Le confinement ne nous a pas seulement introduits au travail à distance. Il nous a également permis de nous aventurer dans ses côtés les plus sombres.

Nous ne parlons pas des mails rédigés depuis la cuisine avec l’ordinateur calé sur le micro-ondes, ni des coupures de Wifi en pleine présentation, et encore moins des apparitions inopinées de membres de la famille pile au moment où la caméra s’allume — au pire des cas, ces évènements remplissent nos réserves d’histoires à raconter.

Nous parlons des changements flagrants aux effets subtils qui ont affecté notre quotidien professionnel. Nous parlons des décisions prises autour d’un croissant (nous réservons le débat du pain chocolat vs chocolatine pour un autre article). Nous parlons des idées échangées lors d’un sushi improvisé dans le bureau d’à côté, et des drafts de plannings qui émergent en sirotant la bière du jeudi soir.

Ces éléments disparus du jour au lendemain ont très vite impacté notre communication avec nos collègues, nos équipes et nos managers. En se dissolvant, ces liens précédemment pris comme acquis ont cessé d’être le garant de la cohésion d’équipe basée sur les interactions humaines.

Afin de s’interroger au sujet de cette fameuse cohésion contaminée par le COVID-19, nous avons décidé de confronter nos observations avec celles de nos clients, lors d’un Web-Atelier qui a eu lieu le 23 Juin 2020.

 

Les techniques de substitutions 

La capacité d’adaptation est ce qui a permis à notre espèce de prospérer sur cette planète. Là aussi, notre instinct nous a amenés à concevoir des alternatives permettant de pallier le manque d’interactions causé par le confinement. Parmi celles partagées pendant le Web-Atelier, nous avons choisi les deux qui nous ont le plus marqués.

La combinaison : réunion d’équipe & télé-happy hour

Les réunions hebdomadaires ou bimensuelles qui ont eu lieu pendant le confinement ont permis de donner plus de visibilité durant une période où cette dernière s’est faite rare. L’inconnu est terrifiant et une des façons les plus efficaces d’y remédier consiste à diffuser des informations de type “constats & prochaines étapes” en suivant un rythme régulier.

Même si les nouvelles ne sont pas toujours réjouissantes, ce partage d’information permet de renforcer le tissu à la fois humain et professionnel. En effet, les objectifs communs rappellent aux équipes qu’elles sont sur le même navire et permet de se concentrer sur la navigation et donc la collaboration au lieu de succomber au doute et à l’isolement.

Cet échange formel s’est avéré plus efficace quand il est suivi d’un moment d’échange informel. Même si cet espace d’expression libre est virtuel, il permet aux membres des équipes de rebondir, de s’interroger et de s’exprimer. C’est ainsi que l’engagement se concrétise.

C’est en échangeant des expériences ensemble qu’on tisse des liens. A défaut d’avoir les atouts des environnements physiques, le son, l’image, les animations et les répliques simulent un espace propice à des expériences interactives riches en contenu, professionnellement engageant et qui se propage dans un cadre virtuel convivial. 

Le mur d’humeurs

Lors des réunions internes MLA ainsi que celles avec nos clients, nous avons remarqué que plus le nombre de participants augmente, plus le nombre de personnes qui prennent la parole diminue. Si on se base sur la Loi de Pareto, ceci implique que 20% des participants font 80% des interactions.

En ce sens, nous avons songé à un catalyseur que nous avons mis en place lors des réunions hebdomadaires.

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Le mur d’humeur consiste en un tour de table permettant à chaque participant de s’identifier avec un avatar et l’humeur qu’il représente.

Très souvent, les participants ne se contentent pas de désigner un avatar. Ils expliquent les raisons de leur choix : soit directement soit pour répondre aux questions des curieux et curieuses. Ainsi, chaque participant fait connaître son état d’esprit. Ce dernier permet aux collègues et managers de mieux comprendre des réactions passées et anticiper la manière dont de futurs échanges devraient être abordés. En résumé, le mur d’humeur renforce l’empathie professionnelle à travers un court moment de partage qui peut inciter des interactions supplémentaires en dehors de la réunion. 

 

Du management à distance… au modèle managérial

Les outils nés de la période de confinement ne semblent pas y être propres. Le travail à distance restera parmi nous pendant encore un moment — au moins jusqu’à courant 2021 et très probablement au-delà.

Ce que nous avons appris de nos heures passées dans nos salons, cuisines et balcons à faire avancer nos projets sont des adaptations qui ont permis aux équipes de survivre à la distance et ses obligations. 

Malheureusement, nous n’avons pas tous eu cette chance. Certains cherchent encore à réanimer leur cohésion d’équipe qui est toujours en hibernation malgré le retour du soleil.  D’autres continuent à jongler entre Teams, Zoom, et WhatsApp pour maintenir un lien humain. C’est pour cela que nous avons choisi deux outils pérennisables qui peuvent s’avérer utiles au bureau, en période de transition et en cas de reconfinement.

Cela dit, les outils ne font pas toute la magie, une revisite du modèle managérial pourrait être pertinente pour s’adapter — survivre. Mais il s’agit d’un autre sujet pour un autre article. 

 

Rédigé par : Nabil ALOUANI